Internal Channel Management Procedure of Thunderbolt 2014 S.L. Complaints

Date 10/12/2023

 

Index

  1. Introduction
  2. Definitions
  3. Scope of application
  4. Management of the Ethics Channel or complaints
  5. Regulatory principles of the Ethical Channel
  6. Reception of communications
  7. Complaint management system
  8. Processing of communications received

8.1 Reception of communication

8.2 Preliminary analysis of its content

8.3 Admission for processing

8.4 Registration

8.5 Acknowledgment of receipt

8.6 Transfer or delegation

8.7 Instruction or verification of facts

8.8 Resolution and proposal for action

8.9 Communication of the resolution to those affected

8.10 Closing of the file and preparation of report reports

  1. Protection of personal data
  2. Commitments of the Compliance Function
  3. Relationship with other current procedures
  4. Declaration of compliance
  5. Approval, entry into force and update

 

  1. INTRODUCTION

THUNDERBOLT 2014 SL has implemented a Code of Ethics or complaints in which it establishes the ethical and action principles with which it is committed in its business activity and defines the framework of behavior to be followed by the Members of the Organization in the development of their performance. professional.

In the desire to provide an adequate response to any doubt, discrepancy or irregularity in compliance with said Code, as well as to collaborate in monitoring compliance with all the rules applicable to this entity and its Members, this Ethical Channel is activated or of complaints as a channel of communication and

knowledge, through the procedure regulated in this document.

The Ethical Channel is, therefore, a confidential and transparent means of communication so that both the Members of our entity, as well as other interested parties of the same, have an adequate channel to report those behaviors that may lead to any irregularity or any act contrary to the law or the rules of behavior of the Code of Ethics and other applicable internal rules, whether committed by other Members of the Organization or by representatives or employees of companies that collaborate with our entity in its different activities.

Its purpose is to establish the necessary mechanisms to communicate and manage early any issue related to the scope, compliance or interpretation of the regulations applicable to the Organization, as well as, especially, those behaviors from which a crime could arise that could lead to

criminal liability for the legal entity.

The objective of this document is to develop the procedure of this communication channel.

 

  1. DEFINITIONS:

The definitions of those terms that are frequently used in this document are listed below:

  • Communication: declaration by which any Member of the Organization, Business Partner or Third Party records a question about the scope, interpretation or compliance with the regulations applicable to the Organization. Depending on its content, a communication may contain a query or a complaint.
  • Consultation: communication by which any Member of the Organization, Business Partner or Third Party requests a clarification, response or criterion regarding the scope, interpretation or compliance with the regulations applicable to the Organization.
  • Complaint: communication regarding a possible breach of the regulations applicable to the person responsible for the internal information system.
  • Respondent: natural or legal person who is accused of alleged non-compliance that is the subject of investigation by the person responsible for the internal information system of THUNDERBOLT 2014 SL.
  • Informant: natural or legal person with access to the Ethical Channel who makes a report.
  • Non-compliance: behavior, active or omissive, that involves a violation of the regulations applicable to THUNDERBOLT 2014 SL. A non-compliance may be more or less serious, ranging from mere formal non-compliance with a requirement included in an internal standard to the commission of acts constituting a crime potentially attributable to the Organization.
  • Members of the Organization: members of the Administrative body, managers, employees, workers or temporary employees or employees under a collaboration agreement, and volunteers of the Organization and the rest of the people under hierarchical subordination of any of the above.
  • Responsible for the Internal Information System: Unipersonal or collegiate body, endowed with autonomous powers of initiative and control, which is entrusted, among other tasks, with the responsibility of supervising the proper functioning of the Compliance Management System of the Organization in general. .
  • Business Partners: any legal or natural person, except the Members of the Organization, with whom the Organization maintains or plans to establish some type of business relationship. By way of example, but not limitation, intermediaries such as agents or commission agents, external advisors, suppliers, clients are included.
  • Subjects affected by this document: all Members of the Organization as well as Business Partners or Third Parties who have a business relationship with THUNDERBOLT 2014 SL.
  • Third party: natural or legal person or body independent of the Organization.

 

  1. SCOPE OF APPLICATION

This complaints channel is established so that the different interest groups such as Senior Management, Employees, partners, shareholders, people who belong to the organization’s administrative body, suppliers, representatives of society in general, any person who works for or under the supervision and direction of contractors, subcontractors and suppliers, etc., with whom the Organization relates in a work or professional context, can communicate their doubts, suggestions, possible irregular conduct or any breach of the rules contained in the Code of Conduct, Anti-Corruption Policy or other internal or external regulations.

It is a confidential and even anonymous channel through which any irregular behavior that is taking place within the Organization can be communicated:

The Ethics or complaints Channel must be easily visible on the website of our entity and easily accessible to the members of our entity and/or, failing that, in a visible place in the physical center where the company operates.

  1. MANAGEMENT OF THE ETHICS OR COMPLAINTS CHANNEL

The ethical or complaints channel is a channel hosted on an external web platform that meets the highest standards of confidentiality and information security, and also allows the anonymity of complaints and/or queries.

The management of the Ethics or Whistleblowing Channel corresponds to an external company with which the relevant service provision contract has been formalized and which complies with the canons of confidentiality and security in the information received through the whistleblowing channel. Said entity must assume the tasks detailed below:

  1. Reception, verification and processing of communications received.
  2. Management and maintenance of the file of cases received and files generated.
  3. Review and control of the operation of the Ethics Channel or complaints.
  4. Periodic update of the Procedure.

and. Maintaining the record book of the information received and the internal investigations to which it has given rise.

 

  1. REGULATORY PRINCIPLES OF THE ETHICAL CHANNEL
  2. Obligation to communicate: The Members of our entity, as well as other parties interested in it, who have rational and reasonable indications of the commission of an irregularity or any act contrary to legality, or to the applicable internal rules that the Organization adopts voluntarily, they must communicate it to the person responsible for the internal information system.

In the case of people who maintain an employment relationship with the Organization, a commercial relationship or the development of a service, this obligation is considered an essential part of good faith in contractual compliance. Therefore, all employees have the obligation to inform the person responsible for the internal information system of any data or indication that a breach of the applicable regulations may have been or may be committed.

  1. Confidentiality guarantee: The identity of the person who notifies a breach through the Ethical Channel will be treated as confidential information, and may even be anonymous. Therefore, it will not be revealed to those who may be immersed in a verification process.

The data of the people who make the communication may only be revealed to the administrative or judicial authorities, to the extent that they require it as a consequence of the procedure derived from the object of the communication, as well as to the people involved in any subsequent investigation or procedure. judicial

initiated by and as a consequence of it. The transfer of data will be made in accordance with the provisions of the legislation on the protection of personal data.

III. Promotion of the Ethical Channel: Our entity will promote the dissemination of the existence of this complaints channel for the benefit of better functioning of its services, for which it appreciates and promotes its use.

  1. Protection of the informant: Reporting, whether made by people outside of or linked to the Organization, is a conduct that the Organization promotes and welcomes, for the benefit of the best performance of its business activity, so it cannot give rise to any negative consequences. for the informant.
  2. False complaints: A false complaint will be understood as: (1) one that is not based on facts or indications from which an anomalous fact or irregular behavior can reasonably be derived; (2) the formulated even when the author is aware of the falsity of the facts and/or voluntarily distorts them. If

If, as a result of the investigation, it is proven that a complaint has been filed in bad faith based on false or distorted data, it will be verified whether there is an employment relationship with the informant and, where appropriate, communicate it to the Director or person responsible for Human Resources. to adopt the disciplinary measures that

deem convenient.

 

  1. RECEPTION OF COMMUNICATIONS

Communications to the Ethics Channel or complaints can be sent through various channels:

  1. Email: admin@dreamexclusives.com
  2. Web: dreamlifeproperty.com
  3. Via telephone: 952885600
  4. Postal Address: AVENIDA DEL CARMEN.EDIF PUERTO SOL Nº 9 LOCAL 13, 29680,

ESTEPONA (MALAGA).

For the attention of ALICIA LOPEZ MORALES

 

  1. COMPLAINTS MANAGEMENT SYSTEM

It includes the computer tools enabled by THUNDERBOLT 2014 SL to record and archive the communications received and the documentation generated in the processing process.

The THUNDERBOLT 2014 SL Complaint Management System has the necessary technical and organizational security measures to guarantee the highest possible level of confidentiality. Information containing sensitive personal data will be treated with appropriate security measures in accordance with the provisions of Organic Law 3/2018, of December 5, on the Protection of Personal Data and Guarantee of Data.

Digital Rights and in Regulation EU 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 regarding the protection of natural persons (hereinafter, RGPD).

The person responsible for the Internal Information System will keep an updated list of people with the capacity to access the information contained in the Complaints mailbox, with an expression of the actions they can take, if deemed appropriate. Access to the data contained in processing documents of the complaints channel will be limited exclusively to personnel who carry out the compliance functions, internal audit of the Organization and, in due course, the external audit.

 

  1. PROCESS FOR PROCESSING COMMUNICATIONS RECEIVED

The processing of received communications must be carried out respecting the following phases:

  1. Reception of communication.
  2. Preliminary analysis of its content.
  3. Admission to processing.
  4. Registration.
  5. Acknowledgment of receipt.
  6. Transfer or delegation.
  7. Instruction or verification of the facts.
  8. Resolution and proposal for action.
  9. Communication of the Resolution to those affected.
  10. Closing of the File and preparation of reporting reports to the governing bodies.

8.1 Reception of communication.

Communications from the Ethical Channel can be received through the different means of access to the Channel reflected in section 5 of this procedure.

Once the communication is received, the person responsible for the internal management of the complaints channel will inform the person responsible for the Internal Information System, who will act based on its content as follows:

  • If the content of the communication is a query, the Head of the Internal Information System will respond as soon as possible to the questions raised, by the same means by which the query was communicated;
  • If the content of the communication is a query, the Head of the Internal Information System will respond as soon as possible to the questions raised, by the same means by which the query was communicated;

8.2 Preliminary analysis of its content.

Any communication that refers to a possible non-compliance (that is, a complaint) must be the subject of a preliminary analysis by the Person Responsible for the Internal Information System to decide on its possible admission and registration or rejection.

The Person Responsible for the Internal Information System will document the reasons for admitting to processing and registering or rejecting a communication related to a possible non-compliance, through a file, which may contain, depending on the case, the following information:

  • Descriptive name of the complaint, stating its unique reference number and its date of receipt.
  • Summary of data provided in the complaint, with the discrimination of objective data and subjective data.
  • Analysis of the information and documentation sent with the complaint.
  • Assessment of the content of the complaint and the reliability of the informant. The anonymity of the informant will be treated, in principle, as an indication of less credibility of the reported facts.
  • Decision on the admission of the complaint for processing, with expression, if considered appropriate, of the actions to follow.
  • Exceptional measures adopted, in the event that the Head of the Internal Information System has considered them necessary or appropriate for reasons of urgency.
  • Designation of the responsible instructor, if it is deemed appropriate to delegate this function, by the person responsible for the Internal Information System.

In this preliminary analysis, the convenience of sending to other entities of the entity information that is not the subject of this Channel or that has a different and specific procedure, if appropriate, will be assessed.

If it is a communication that affects an action by Partners of our entity, it will be verified in collaboration with the area that maintains the dialogue with said Partner and, where appropriate, it will be sent to the person responsible for the Internal Information System who perform similar tasks in that entity.

In the case of communications that reveal a malfunction of any Department or Area of the Organization or a breach of commitments to clients, the channels established to deal with this type of complaints or claims will be used, informing of their transfer to the informant.

It will also be decided whether to add the instruction to other similar procedures already in progress.

8.3 Admission to processing.

Complaints must contain:

  • The events or behaviors that it affects, and its impact on the Organization, the informant, colleagues, Business Partners, or Third Parties.
  • The elements of accreditation or proof available (documents, witnesses, etc.). The lack of identification of the informant will not be sufficient to rule out the processing of a complaint.

In the event that the communication was anonymous, the person responsible for the internal information system, due to due diligence, will consider undertaking a verification of the facts or rejecting them without further formalities. To do this, he must evaluate the appearance of veracity of the complaint and the data or indications it provides. In any case he must leave

documented her decision in writing.

No complaint will be processed in which, clearly, the action that is the subject of the complaint does not constitute conduct that may imply the commission of any irregularity or any act contrary to the law or the standards of behavior included in the Code of Ethics.

8.4 Registration.

Complaints accepted for processing will be recorded in a record book with a unique reference number so that they can be easily located, completing a standardized registration format.

8.5 Acknowledgment of receipt.

Once the preliminary analysis of the complaint has been carried out, if the informant is correctly identified, the person responsible for the internal information system will proceed to acknowledge receipt, with information in any of these senses: Regardless of the categorization of the communication , by the

Responsible for the Internal Information System, acknowledgment of receipt of his communication will be sent to the informant within a maximum period of 7 calendar days from receipt.

If the complaint is considered irrelevant, inadmissible or not related to the purposes of this Procedure, an informative notification will be sent to the informant.

Likewise, the informant must be informed of the transfer to other channels enabled for the processing of commercial or other complaints or claims.

If the informant decides to make an anonymous report without providing any contact email, at the end of the communication process they will receive information in a pop-up window with the acknowledgment of receipt of that report in which they will be assigned a reference number so that they can obtain information about it in future communications.

We warn you that if the informant does not provide a contact email, which should not necessarily be their identification, they will not be able to receive communications from our entity regarding the processing status and other communications, although do not worry because we will respond within the deadline. legally established, and you may have access to the follow-ups carried out on your complaint by accessing through the link dabocanaldenuncia.com/THUNDERBOLT with the same username and password with which you filed your complaint and including its identifier number.

When the complaint is considered relevant, but its content is insufficient, incomplete, or does not provide the necessary detail so that the investigation of the file can begin, then a notification will be sent informing the informant of the acceptance of the communication and requesting the information. additional necessary.

When the complaint is pertinent, and the information or documentation provided is sufficient for the initiation of the corresponding investigation of the file, then a notification will be sent informing the informant about the beginning of the management of the corresponding investigation.

THUNDERBOLT 2014 SL must guarantee at all times the confidentiality of the informant and the absence of retaliation for complaints made in good faith. Therefore, the identity of the informant or those circumstances that make him identifiable to the accused will be excluded from the information provided to the accused in the exercise of his right of access.

The period for acknowledging receipt of complaints to informants should not exceed seven calendar days.

However, when there is a significant risk that such communication would jeopardize the effective investigation of the facts that are the subject of the complaint or the collection and analysis of the necessary evidence, the person responsible for the internal information system may include in the file a justification for written part to ignore this communication.

8.6 Transfer or delegation.

The person responsible for the internal information system may delegate all or part of the investigation phases or request the support of specialists from the Areas or subsidiary companies to help him with the investigation of the complaints, if any.

These instructors must maintain confidentiality and professional secrecy in their intervention and respect in all cases the principles of this procedure.

If a complaint received in the Ethical Channel falls within the scope of competence of the Confidential Advisory Department on sexual harassment, the person responsible for the internal information system will promptly transfer it to the aforementioned Confidential Advisory Department for processing. The confidential consultancy will inform the person responsible for the Internal System of

Information on the closure of your procedures so that you can include them in your reports to the governing bodies.

If at any time during the processing the existence of actions in the judicial or administrative sphere for the same facts is known, the person responsible for the internal information system may agree to suspend the action of the Ethical Channel and resume it if there are relevant aspects not decided on those.

8.7 Instruction or verification of the facts.

The person responsible for the internal information system must make the accused aware of the content of the complaint that affects him, giving him the opportunity to present and accredit his position regarding its content.

The instruction will be carried out by the person responsible for the internal information system or the person or persons designated by him for this purpose, depending on the type of complaint and the verifications that are necessary. During the course of the instruction, the following actions may be carried out:

8.7.1. Request for clarification/additional information: in cases where it is necessary, it will require the person who made the communication to clarify or complement it, providing the documents and/or data that may be available to prove the existence of the action or conduct. irregular.

8.7.2. Verification of the truthfulness and accuracy of the communication in relation to the conduct described, respecting the rights of those affected. All Members of the Organization are obliged to collaborate loyally during the verification process.

The interventions of witnesses and affected parties will be strictly confidential. Notes or reports may be requested from affected Departments or Areas.

8.7.3. Interview with the accused: respecting his rights, he will be informed of the content of the communication so that he can present his version of what happened and can provide the means of proof available to him. Likewise, private interviews will be held with all people who could be involved. In any case, written minutes will be drawn up, which must be signed by the participants at the end of the meetings.

8.7.4. Taking into account the nature of the facts investigated, interviews may be carried out with the presence of a witness (hierarchical superior, teammate or other person deemed appropriate). In this case, the witness will also have to sign the minutes of the meetings.

8.7.5. Expert reports from internal or external professionals.

8.7.6. Access to documents related to the reported event, including corporate emails of the accused, in accordance with the standards established for this purpose.

8.7.7. Other actions that are deemed necessary during the processing. Of all the instruction sessions and interviews carried out during the course of the instruction, the person responsible for the internal information system or, where appropriate, the instructor, must leave a written record.

In the case of formal meetings, at the end of each meeting, a summary note will be signed with the agreement, if possible, of all those present.

8.8 Resolution and proposal for action

Once the instruction process is completed, the person responsible for the internal information system will write a report and a conclusion or resolution. If an instructor has intervened, he or she will present a signed report with his proposed resolution, which must also be ratified with the signature of the person responsible for the internal control system.

information. The resolution document must contain, at a minimum, the following points:

8.8.1. Description of the reported case.

8.8.2. Actions carried out during the investigation of the file, as well as any relevant documentation analyzed and that may provide evidence to support the conclusions.

8.8.3. Results obtained in the research.

8.8.4. Assessment or qualification of proven facts.

8.8.5. Proposal, if applicable, of corrective measures, directed to whoever has the capacity to decide and execute them.

The procedure must be completed in the shortest possible time, not exceeding three months from the receipt of the communication or, if an acknowledgment of receipt was not sent to the informant, three months from the expiration of the period of 7 days after communication is made, except in cases of special complexity that require an extension of the deadline, in which case, it may be extended up to a maximum of another 3

additional months.

If the resolution concludes that a Member of the Organization has committed any non-compliance, corrective measures will be applied and, where appropriate, the Director or person responsible for the Human Resources Area will be notified to apply the corresponding disciplinary measures or , if applicable, to the Director of the Legal Advice Area.

If the involvement is of a Business Partner providing goods, services and/or supplies, the person responsible for the internal information system will inform the Department or Area that carried out the contract or that is responsible for compliance with its commitments.

Regardless of the previous measures, if the proven actions are related to an administrative or judicial action, whether the Organization is a party or not, the Legal Department, if any, and the competent authorities will be immediately informed.

When the content of the complaint or its investigation reveals the possible existence of relevant criminal responsibilities that may affect the Organization, the person responsible for the internal information system must immediately inform the entity’s administrative body. , being responsible for making the pertinent decisions regarding the complaint, once it has received an adequate report on its content.

In the event that it is proven that a complaint has been filed in bad faith based on false or misrepresented data by an employee, this matter will be brought to the attention of the Director or person responsible for Human Resources so that he or she can adopt, where appropriate, the measures disciplinary measures that he deems appropriate.

8.9 Communication of the resolution to those affected

The person responsible for the internal information system will communicate in writing the completion of the instruction to the informant and the accused and its assessment, indicating whether or not there has been a breach of the regulations applicable to the Organization and, in particular, its Code of Ethics.

8.10 Closing of the file and preparation of the record book

In any case, a record book without personal data will be created from the communications received, qualification and resolution, to undertake the corresponding studies and reports, and promote the correction of situations where appropriate.

 

  1. PROTECTION OF PERSONAL DATA

PRIVACY CRITERIA OF THE ETHICAL OR COMPLAINT CHANNEL

  1. Object

The objective of this section of the Ethics Channel or complaints procedure is to inform the communicators of the data processing that will be carried out for the management and processing of complaints submitted through it. For these purposes, the privacy criteria of the Ethical Channel will also be defined on the corporate website.

For the correct configuration and design of the Ethical Channel, the Organization fully complies with the applicable regulations on data protection; in particular Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council, of April 27, 2016, regarding the protection of natural persons with regard to

processing of personal data and the free circulation of these data and its implementing regulations.

Likewise, the Ethical Channel has been designed in accordance with Organic Law 3/2018, of December 5, on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights.

  1. Processing of your personal data and legitimacy

The purpose of the Ethics or Complaints Channel is to manage the notifications received about breaches of the regulations applicable to THUNDERBOLT 2014 SL, committed by Members of the Organization or Business Partners, carry out the investigation of the reported facts and adopt the pertinent corrective measures.

This is a channel of confidential communication between Members of the Organization, Business Partners and Third Parties, linked to the Organization.

The information contained in the Channel will be deleted three months from the resolution of the file and will be canceled once the legal deadlines have elapsed during which administrative or judicial procedures could arise for the legal entity and, in any case, not before 10 years. if the complaint is related to money laundering or terrorist financing.

Legitimation is given by consent, which has been given and collected through the Ethical Channel.

  1. Data recipients

Only the person responsible for the internal information system of THUNDERBOLT 2014 SL, as well as the collaborators authorized by him, will have access to the information sent by the interested party (except when management of commercial operations is requested in which the affected departments or areas must intervene). ).

The data will not be transferred to Third Parties, except legal obligation, in which case the information will be available to Public Administrations, Judges and Courts, for the attention of possible liabilities.

  1. Exercise of rights

At any time, the interested party may exercise the rights of access, opposition, rectification and deletion in accordance with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council and Organic Law 3/2018, of December 5.

In certain circumstances, interested parties may request the limitation of the processing of their data, in which case they will only be kept by the Ethics Channel for the exercise or defense of claims.

When technically possible, the interested party may request the portability of their data to another controller.

To exercise these rights, in accordance with current legislation, interested parties can use the email account admin@dreamlifeproperty.com attaching a copy of an accreditation document (DNI or Passport) and expressly indicating the right requested.

The interested person may file a claim with the Spanish Data Protection Agency, especially when they are not satisfied with the exercise of their rights. For more details, consult the website https://www.aepd.es.

  1. Principle of proportionality and data minimization
  • Personal data collected within the framework of the Ethical Channel: Its use will be limited to what is strictly and objectively necessary to process the complaints and, if appropriate, verify the reality of the reported facts;
  • They will be processed at all times in accordance with the applicable data protection regulations, for legitimate and specific purposes in relation to the investigation that may arise as a result of the complaint;
  • They will not be used for incompatible purposes;
  • They will be adequate and not excessive in relation to the aforementioned purposes.
  1. Limitation on data access

Access to the data contained in these systems will be limited exclusively to the bodies that are entrusted with the task of developing the compliance functions, the entity’s internal audit and, when appropriate, external audit.

Only when disciplinary measures could be adopted against a Member of the Organization, will personnel with Human Resources management and control functions be allowed to process the data.

Likewise, and as indicated, the Organization may use the support of professional third parties, outside the Organization, for the provision of certain services related to the management of the Ethical Channel.

  1. Security and confidentiality measures

The Organization will ensure that all necessary technical and organizational measures are taken to preserve the security of the recorded data in order to protect it from unauthorized disclosure or access.

To this end, the Organization has adopted appropriate measures to guarantee the confidentiality of all information and will ensure that data relating to the identity of the informant are not disclosed to the accused during the investigation, respecting in all cases the fundamental rights of the person. , without prejudice to the

actions that, where appropriate, the competent judicial authorities may adopt.

 

  1. COMMITMENTS OF THE COMPLIANCE FUNCTION

The person responsible for the internal information system, as well as, in his support, the people who have acted by his designation, and any person who intervenes in the management and processing phases of the Ethical Channel or in the processing of communications, must carry out the work. with the utmost diligence and confidentiality, refraining from revealing information, data or background to which they have access in the exercise of their task,

as well as to use them for their own benefit or that of a Third Party.

The person responsible for the internal information system and any person who collaborates in the management procedure of the Ethical Channel must refrain from acting if, due to the people affected by the communication or the matter in question, a conflict of interest arises, communicating it. to the administrative body of the entity and assigning the

processing to a qualified person in which this situation does not occur.

 

  1. RELATIONSHIP WITH OTHER CURRENT PROCEDURES

This Ethical Channel must not interfere in the procedure of the Confidential Advisory Office in charge of processing cases of sexual harassment and/or violence, which will continue to be governed by its specific regulations.

 

  1. DECLARATION OF COMPLIANCE

Since compliance with ethical norms and standards commits the entire Organization and constitutes a strategic objective for it, it is expected that all personnel know and respect the content of this Procedure.

THUNDERBOLT 2014 SL will react immediately to any non-compliance with the provisions of this Procedure, in accordance with the provisions of its internal regulations and within the parameters established in current legislation.

 

  1. APPROVAL, ENTRY INTO FORCE AND UPDATE

This Ethics Channel procedure has been approved by the administration and management body at its meeting on 11-24-2023.

From that moment on it is fully in force in all its terms. This Ethical Channel procedure must be kept updated over time. To do this, it must be reviewed on an ordinary basis on an annual basis, and on an extraordinary basis, whenever variations occur in the strategic objectives or legislation.

applicable.

It is the responsibility of the person responsible for the Internal Information System to evaluate any modification proposal.

CHANGE CONTROL

Version 1.0 approved by the Administration body

Version

Date Modification

Purpose of the Modification

Affected sections

2.0

 

 

 

3.0

 

 

 

4.0

 

 

 

 

Fecha 10/12/2023

 

Indice

1. Introducción
2. Definiciones
3. Ámbito de aplicación
4. Gestión del Canal Ético o de denuncias
5. Principios reguladores del Canal Ético
6. Recepción de comunicaciones
7. Sistema de gestión de denuncias
8. Proceso de tramitación de las comunicaciones recibidas
8.1 Recepción de la comunicación
8.2 Análisis preliminar de su contenido
8.3 Admisión a trámite
8.4 Registro
8.5 Acuse de recibo
8.6 Traslado o delegación
8.7 Instrucción o comprobación de los hechos
8.8 Resolución y propuesta de actuación
8.9 Comunicación de la resolución a los afectados
8.10 Cierre del expediente y elaboración de informes de reporte
9. Protección de datos de carácter personal
10. Compromisos de la Función de Cumplimiento
11. Relación con otros procedimientos vigentes
12. Declaración de cumplimiento
13. Aprobación, entrada en vigor y actualización

 

1. INTRODUCCIÓN

THUNDERBOLT 2014 SL tiene implantado un Código Ético o de denuncias en el que establece los principios éticos y de actuación con los que se compromete en su actividad empresarial y define el marco de comportamiento a seguir por los Miembros de la Organización en el desarrollo de su desempeño profesional.

En la voluntad de dar una adecuada respuesta ante cualquier duda, discrepancia o irregularidad en el cumplimiento de dicho Código, así como para colaborar en la vigilancia del cumplimiento del conjunto de las normas aplicables a muestra entidad y a sus Miembros, se activa este Canal Ético o de denuncias como cauce de comunicación y
conocimiento, a través del procedimiento que se regula en este documento.

El Canal Ético es, por tanto, un medio de comunicación confidencial y transparente para que, tanto los Miembros de nuestra entidad, como otras partes interesadas de la misma, cuenten con un cauce adecuado para informar de aquellos comportamientos que puedan conllevar alguna irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad o a las normas de comportamiento del Código Ético y demás normas internas aplicables, sean cometidos por otros Miembros de la Organización o por representantes o empleados de empresas que colaboran con nuestra entidad en sus distintas actividades.

Su finalidad es establecer los mecanismos necesarios para comunicar y gestionar de manera temprana cualquier cuestión relacionada con el alcance, cumplimiento o interpretación de la normativa aplicable a la Organización, así como, especialmente, aquellos comportamientos de los que pudiera derivarse un delito que pueda conllevar
responsabilidad penal para la persona jurídica.

El presente documento tiene como objetivo desarrollar el procedimiento de este canal de comunicación.

2. DEFINICIONES:

Se relacionan a continuación las definiciones de aquellos términos que se utilizan de manera frecuente en el presente documento:
Comunicación: declaración por la que cualquier Miembro de la Organización, Socio de Negocio o Tercero deja constancia de una cuestión acerca del alcance, interpretación o cumplimiento de la normativa aplicable a la Organización. En función de su contenido, una comunicación puede contener una consulta o una denuncia.
● Consulta: comunicación por la que cualquier Miembro de la Organización, Socio de Negocio o Tercero solicita una aclaración, respuesta o criterio sobre el alcance, interpretación o cumplimiento de la normativa aplicable a la Organización.
● Denuncia: comunicación relativa a un posible incumplimiento de la normativa aplicable a al Responsable del Sistema interno de información.
● Denunciado: persona física o jurídica a la que se le imputa un presunto incumplimiento objeto de investigación por parte del responsable del sistema interno de información de THUNDERBOLT 2014 SL.
● Informante: persona física o jurídica con acceso al Canal Ético que realiza una denuncia.
● Incumplimiento: comportamiento, activo u omisivo que suponga la infracción de la normativa aplicable al THUNDERBOLT 2014 SL. Un incumplimiento puede ser más o menos grave, abarcando desde el mero incumplimiento formal de un requisito incluido en una norma interna hasta la comisión de hechos constitutivos de un delito potencialmente imputable a la Organización.
● Miembros de la Organización: los integrantes del órgano de Administración, directivos, empleados, trabajadores o empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de la Organización y el resto de personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.
● Responsable del Sistema Interno de información: Órgano unipersonal o colegiado, dotado de poderes autónomos de iniciativa y control, al que se le confía, entre otros cometidos, la responsabilidad de supervisar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Cumplimiento de la Organización en general.
● Socios de Negocio: cualquier persona jurídica o física, salvo los Miembros de la Organización, con quien la Organización mantiene o prevé establecer algún tipo de relación de negocio. A modo enunciativo, pero no limitativo, se incluyen intermediarios como agentes o comisionistas, asesores externos, proveedores, clientes.
● Sujetos afectados por este documento: todos los Miembros de la Organización así como los Socios de Negocio o Terceros que tengan relación de negocio con THUNDERBOLT 2014 SL.
● Tercero: persona física o jurídica u organismo independiente de la Organización.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente canal de denuncias se establece para que los diferentes grupos de interés como son la Alta Dirección, Empleados, socios, accionistas, personas que pertenezcan al órgano de administración de la organización, proveedores, representantes de la sociedad en general, cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas , subcontratistas y proveedores, etc, con los que la Organización se relaciona en un contexto laboral o profesional, puedan comunicar sus dudas, sugerencias, posibles conductas irregulares o cualquier incumplimiento de las normas recogidas en el Código de Conducta, Política Anticorrupción u otra normativa interna o externa.

Es un canal confidencial e incluso anónimo a través del cual se podrá comunicar cualquier conducta irregular que esté teniendo lugar en el seno de la Organización:

El Canal Ético o de denuncias debe ser fácilmente lugar visible en la página web de nuestra entidad y fácilmente accesible a los miembros de nuestra entidad y/o en su defecto en lugar visible del centro físico donde opere la empresa.

4. GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS

El canal ético o de denuncias se trata de un canal alojado en una plataforma web externa que cumple con los más altos estándares de confidencialidad y seguridad de la información, además permite el anonimato de las denuncias y/o consultas.

La gestión del Canal Ético o de denuncias corresponde a una empresa externa con el cual se ha formalizado el pertinente contrato de prestación de servicios y que cumple con los cánones de confidencialidad y seguridad en la información recibida a través del canal de denuncias. Dicha entidad debe asumir las labores que a continuación se detallan:

a. Recepción, verificación y tratamiento de las comunicaciones recibidas.
b. Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados.
c. Revisión y control del funcionamiento del Canal Ético o de denuncias.
d. Actualización periódica del Procedimiento.
e. Llevanza del libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar.

5. PRINCIPIOS REGULADORES DEL CANAL ÉTICO

I. Obligación de comunicar: Los Miembros de nuestra entidad, así como otras partes interesadas en ésta, que tuvieran indicios racionales y razonables de la comisión de una irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad, o a las normas internas aplicables que la Organización adopte voluntariamente, deberán comunicarlo al Responsable del Sistema interno de información.

En el caso de las personas que mantienen relación laboral con la Organización, relación mercantil o desarrollo de un servicio, esta obligación se considera parte imprescindible de la buena fe en el cumplimiento contractual. Por ello, todos los empleados tienen la obligación de poner en conocimiento del Responsable del Sistema interno de información cualquier dato o indicio de que pueda haberse cometido o pueda cometerse un incumplimiento de la normativa aplicables.

II. Garantía de confidencialidad: La identidad de la persona que notifique un incumplimiento a través del Canal Ético será tratada como información confidencial, pudiendo incluso ser anónima. Por ello, no será desvelada a los que pudieran verse inmersos en un proceso de verificación.

Los datos de las personas que realicen la comunicación sólo podrán ser desvelados a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que éstos lo requirieran como consecuencia del procedimiento derivado del objeto de la comunicación, como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial
iniciado por y como consecuencia de la misma. La cesión de los datos se hará en conformidad con lo preceptuado en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

III. Promoción del Canal Ético: Nuestra entidad promoverá la difusión de la existencia de este canal de  denuncias en beneficio de un mejor funcionamiento de sus servicios, por lo que agradece y promueve su utilización.

IV. Protección del informante: La denuncia, ya sea realizada por personas ajenas o vinculadas a la Organización, es una conducta que la Organización promueve y agradece, en beneficio del mejor desempeño de su actividad empresarial, por lo que no podrá dar lugar a ninguna consecuencia negativa para el informante.

V. Denuncias falsas: Se entenderá como denuncia falsa: (1) aquella que no esté basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse un hecho anómalo o comportamiento irregular; (2) la formulada aun cuando el autor sea consciente de la falsedad de los hechos y/o los tergiverse voluntariamente. En el caso
de que, como resultado de la investigación se compruebe que una denuncia ha sido interpuesta de mala fe en base a datos falsos o tergiversados, se comprobará si existe relación laboral con el informante para, en su caso,  comunicárselo al Director o responsable de Recursos Humanos para que adopte las medidas disciplinarias que
estime convenientes.

6. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones al Canal Ético o denuncias pueden remitirse por diversos canales:
a. Correo electrónico: admin@dreamexclusives.com
b. Web: dreamlifeproperty.com
c. Vía telefónica: 952885600
d. Dirección Postal: AVENIDA DEL CARMEN.EDIF PUERTO SOL Nº 9 LOCAL 13, 29680,
ESTEPONA (MALAGA).

A la atención de ALICIA LOPEZ MORALES

7. SISTEMA DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

Comprende las herramientas informáticas habilitadas por THUNDERBOLT 2014 SL para registrar y archivar las comunicaciones recibidas y la documentación generada en su proceso de tramitación.

El Sistema de Gestión de Denuncias de THUNDERBOLT 2014 SL cuenta con las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar el máximo nivel de confidencialidad posible. La información que contenga datos de carácter personal sensible será tratada con las medidas de seguridad apropiadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de
Derechos Digitales y en el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas (en adelante, RGPD).

El Responsable del Sistema Interno de Información mantendrá actualizado un listado de personas con capacidad de acceder a la información contenida en el buzón de Denuncias, con expresión de las acciones que pueden realizar, si lo estimara conveniente. El acceso a los datos contenidos en documentos de tramitación del canal de denuncias quedará limitado exclusivamente al personal que lleve a cabo las funciones de cumplimiento, auditoría interna de la Organización y, en su momento, la auditoría externa.

8. PROCESO DE TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

La tramitación de las comunicaciones recibidas debe realizarse respetando las siguientes fases:
1. Recepción de la comunicación.
2. Análisis preliminar de su contenido.
3. Admisión a trámite.
4. Registro.
5. Acuse de recibo.
6. Traslado o delegación.
7. Instrucción o comprobación de los hechos.
8. Resolución y propuesta de actuación.
9. Comunicación de la Resolución a los afectados.
10. Cierre del Expendiente y elaboración de informes de reporte a los órganos de gobierno.

8.1 Recepción de la comunicación.
Las comunicaciones del Canal Ético pueden recibirse a través de los distintos medios de acceso al Canal reflejados en el apartado 5 del presente procedimiento.

Una vez recibida la comunicación, el Responsable de la gestión interna del canal de denuncias dará traslado al Responsable del Sistema Interno de Información que actuará en función de su contenido de la siguiente forma:

● Si el contenido de la comunicación es una consulta, el Responsable del Sistema Interno de Información responderá a la mayor brevedad posible a las cuestiones planteadas, por la misma vía por la que le fue comunicada la consulta;
● Si el contenido de la comunicación es una consulta, el Responsable del Sistema Interno de Información responderá a la mayor brevedad posible a las cuestiones planteadas, por la misma vía por la que le fue comunicada la consulta;

8.2 Análisis preliminar de su contenido.
Toda comunicación que se refiera a un posible incumplimiento (esto es, una denuncia) debe ser objeto de un análisis preliminar por parte del Responsable del Sistema Interno de Información para decidir sobre su posible admisión y registro o rechazo.

El Responsable del Sistema Interno de Información documentará los motivos para admitir a trámite y registrar o para rechazar una comunicación relativa a un posible incumplimiento, a través de una ficha, que podrá contener, según los casos, la siguiente información:

● Denominación descriptiva de la denuncia, con expresión de su número de referencia única y su fecha de recepción.
● Resumen de datos aportados en la denuncia, con la discriminación de los datos objetivos y los datos subjetivos.
● Análisis de la información y la documentación remitida con la denuncia.
● Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad del informante. El anonimato del informante se tratará, en principio, como un indicio de menor credibilidad de los hechos denunciados.
● Decisión sobre la admisión a trámite de la denuncia, con expresión, si se considera oportuno, de las actuaciones a seguir.
● Medidas excepcionales adoptadas, en el supuesto en el que el Responsable del Sistema Interno de Información las haya considerado necesarias o convenientes por motivos de urgencia.
● Designación del instructor responsable, si se valorase conveniente delegar esta función, por parte del Responsable del Sistema Interno de Información.
En este análisis preliminar se valorará la conveniencia de remitir a otras instancias de la entidad informaciones que no sean objeto de este Canal o que tengan un procedimiento distinto y específico, si procediera.

Si se trata de una comunicación que afecte a una actuación de Socios de nuestra entidad, se procederá a su comprobación en colaboración con el área que mantenga la interlocución con dicho Socio y, en su caso, se remitirá al responsable del Sistema Interno de Información que desempeñe análogas tareas en esa entidad.

En el caso de las comunicaciones en que se ponga de manifiesto un mal funcionamiento de algún Departamento o Área de la Organización o un incumplimiento de los compromisos con los clientes, se utilizarán los canales establecidos para tratar este tipo de quejas o reclamaciones, informando de su traslado al informante.

También se decidirá si procede acumular la instrucción a otros procedimientos análogos ya en curso.

8.3 Admisión a trámite.
Las denuncias habrán de contener para su admisión a trámite:
● Los hechos o comportamientos a que afecta, y su repercusión sobre la Organización, el informante, compañeros, Socios de Negocio, o Terceros.
● Los elementos de acreditación o prueba de que se dispone (documentos, testigos, etc.). La falta de identificación del informante no será hecho suficiente para descartar la tramitación de una denuncia.

En el caso de que la comunicación fuese anónima, el responsable del sistema interno de información en razón a la diligencia debida valorará acometer una comprobación de los hechos o su rechazo sin más trámites. Para ello deberá evaluar la apariencia de veracidad de la denuncia y a los datos o indicios que aporte. En todo caso deberá dejar
documentada por escrito su decisión.

No se tramitará ninguna denuncia en la que, de forma notoria, la actuación objeto de la misma no constituya una conducta que pueda implicar la comisión de alguna irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad o las normas de comportamiento incluidas en el Código Ético.

8.4 Registro.
Las denuncias admitidas a trámite se registrarán en un libro registro con un número de referencia único a efectos de que sea fácilmente localizable, cumplimentando un formato normalizado de registro.

8.5 Acuse de recibo.
Una vez realizado el análisis preliminar de la denuncia, si en la misma estuviese correctamente identificado el informante, el responsable del sistema interno de información procederá a su acuse de recibo, con información en cualquiera de estos sentidos: Con independencia de la categorización de la comunicación, por parte del
Responsable del Sistema Interno de Información, se remitirá al informante acuse de recibo de su comunicación en un plazo máximo de 7 días naturales desde la recepción.

Si la denuncia es considerada no pertinente, improcedente o no relacionada con los fines del presente  Procedimiento, se enviará al informante una notificación informativa de ello.

Igualmente debe informarse al informante del traslado a otros canales habilitados para la tramitación de quejas o reclamaciones comerciales o de otra índole.

Si el informante decidiera realizar una denuncia anónima sin proporcionar ningún correo electrónico de contacto, al concluir el proceso de comunicación recibirá una información en una ventana emergente con el acuse de recibo de esa denuncia en el que se le asignará un número de referencia para que pueda obtener información sobre la misma en futuras comunicaciones.

Le advertimos que si el informante no proporcionara un correo electrónico de contacto, el cual no deberá ser necesariamente identificativo del mismo, no podrá recibir comunicaciones de nuestra entidad sobre estado de tramitación y demás comunicaciones, si bien no se preocupe pues le responderemos dentro del plazo legalmente establecido, y podrá tener acceso a los seguimientos que se realicen sobre su denuncia accediendo a través del enlace dabocanaldenuncia.com/THUNDERBOLT con el mismo usuario y contraseña con el que interpuso su denuncia e incluyendo el nº de identificador de la misma.

Cuando la denuncia sea considerada como pertinente, pero su contenido sea insuficiente, incompleto, o no proporcione el detalle necesario para que se pueda iniciar la instrucción del expediente, entonces se remitirá una notificación informando al informante de la aceptación de la comunicación y solicitando la información adicional necesaria.

Cuando la denuncia sea pertinente, y la información o documentación facilitada sea suficiente para el inicio de la correspondiente instrucción del expediente, entonces se remitirá una notificación informando al informante sobre el inicio de la gestión de la correspondiente instrucción.

THUNDERBOLT 2014 SL debe garantizar en todo momento la confidencialidad del informante y la ausencia de represalias ante denuncias realizadas de buena fe. Por ello, se excluirá de la información que se facilite al denunciado en el ejercicio de su derecho de acceso la identidad del informante o aquellas circunstancias que lo hagan identificable frente al denunciado.

El plazo para acusar recibo de las denuncias a los informantes no debe sobrepasar los siete días naturales.

No obstante, cuando exista un riesgo importante de que dicha comunicación pusiera en peligro la investigación eficaz de los hechos objeto de la denuncia o la recopilación y análisis de las pruebas necesarias, el responsable del sistema interno de información podrá incluir en el expediente una justificación por escrito parta obviar esta comunicación.

8.6 Traslado o delegación.
El responsable del sistema interno de información podrá delegar toda o parte de las fases de la instrucción o solicitar el apoyo de especialistas de las Áreas o empresas filiales para que le ayuden con la instrucción de las denuncias, si las hubiera.

Estos instructores deberán guardar confidencialidad y secreto profesional en su intervención y respetar en todo caso los principios de este procedimiento.

Si una denuncia recibida en el Canal Ético incide en el ámbito de competencia de la Asesoría confidencial en materia de acoso sexual, el responsable del sistema interno de información dará oportuno traslado de la misma a la citada Asesoría Confidencial para su tramitación. La Asesoría confidencial informará al Responsable del Sistema Interno de
Información del cierre de sus procedimientos para éste que los pueda incluir en sus reportes a los órganos de gobierno.

Si en cualquier momento de la tramitación se tuviese conocimiento de la existencia de actuaciones en el ámbito judicial o administrativo por los mismos hechos, el responsable del sistema interno de información podrá acordar la suspensión de la actuación del Canal Ético y reanudarla si hubiera aspectos relevantes no decididos en aquellas.

8.7 Instrucción o comprobación de los hechos.
El responsable del sistema interno de información habrá de poner de manifiesto al denunciado el contenido de la denuncia que le afecte, dando la oportunidad de exponer y acreditar su posición respecto de su contenido.

La instrucción se desarrollará por el responsable del sistema interno de información o la persona o personas por él designadas para ello, en función del tipo de denuncia y de las comprobaciones que resulten precisas. En el transcurso de la instrucción se podrán realizar las siguientes actuaciones:

8.7.1. Solicitud de aclaración/información adicional: en los casos que se precise, requerirá a la persona que haya realizado la comunicación para que la aclare o complemente, aportando los documentos y/o datos de que pudiera disponer para acreditar la existencia de la actuación o conducta irregular.
8.7.2. Comprobación de la veracidad y la exactitud de la comunicación en relación con la conducta descrita, respetando los derechos de los afectados. Todos los Miembros de la Organización están obligados a colaborar lealmente durante el proceso de verificación.
Las intervenciones de testigos y afectados tendrán carácter estrictamente confidencial. Podrán solicitarse notas o informes a Departamentos o Áreas afectadas.
8.7.3. Entrevista con el denunciado: respetando sus derechos, se le informará del contenido de la comunicación para que exponga su versión de lo sucedido y pueda aportar los medios de prueba de los que dispusiere. Así mismo se mantendrán entrevistas privadas con todas las personas que pudieran verse involucradas. En todo caso se levantará acta por escrito de las mismas, que deberá firmarse por los intervinientes al término de las reuniones.
8.7.4. Atendiendo a la naturaleza de los hechos investigados, las entrevistas podrán realizarse con la presencia de un testigo (superior jerárquico, compañero de equipo u otra persona que se estime conveniente). En este caso, el testigo también habrá de firmar las actas de las reuniones.
8.7.5. Informes periciales de profesionales internos o externos.
8.7.6. Acceso a documentos relacionados con el hecho denunciado, incluso a correos corporativos del denunciado, conforme las normas establecidas para ello.
8.7.7. Otras actuaciones que se estimen necesarias durante la tramitación. De todas las sesiones de la instrucción y las entrevistas realizadas en el transcurso de la instrucción, el responsable del sistema interno de información o, en su caso, el instructor, deberá dejar constancia escrita.
En el caso de reuniones formales, en el momento de la finalización de cada reunión, se firmará una nota resumen con la conformidad, en lo posible, de todos los presentes.

8.8 Resolución y propuesta de actuación
Una vez concluido el proceso de instrucción el responsable del sistema interno de información redactará un informe y una conclusión o resolución. Si hubiese intervenido un instructor, éste presentará un informe firmado con su propuesta de resolución, que habrá de ser ratificada igualmente con la firma del responsable del sistema interno de
información. El escrito de resolución deberá contener, como mínimo, los siguientes extremos:

8.8.1. Descripción del caso denunciado.
8.8.2. Acciones realizadas durante la instrucción del expediente, así como cualquier documentación relevante analizada y que pueda suponer evidencia para soportar las conclusiones.
8.8.3. Resultados obtenidos en la investigación.
8.8.4. Valoración o calificación de los hechos comprobados.
8.8.5. Propuesta, en su caso, de medidas correctivas, dirigidas a quien tenga la capacidad de decisión y ejecución sobre las mismas.

El procedimiento deberá completarse en el plazo más breve posible, no superando los tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de de otros 3
meses adicionales.

Si la resolución concluye que un Miembro de la Organización ha cometido algún incumplimiento, se procederá a aplicar medidas de corrección y, en su caso, se dará traslado al Director o responsable del Área de Recursos Humanos para la aplicación de las medidas disciplinarias que correspondan o, en su caso, al Director del Área de Asesoría Jurídica.

Si la implicación es de un Socio de Negocio proveedor de mercancías, servicios y/o suministros, el responsable del sistema interno de información dará traslado al Departamento o Área que haya realizado la contratación o que sea responsable del cumplimiento de sus compromisos.

Con independencia de las medidas anteriores, si las actuaciones comprobadas tuvieran relación con una actuación administrativa o judicial, sea parte o no la Organización, se informará de inmediato a la Asesoría Jurídica, si la hubiera y a las autoridades competentes.

Cuando del contenido de la denuncia o de la instrucción de la misma se ponga de manifiesto la posible existencia de responsabilidades penales relevantes que puedan afectar a la Organización, el responsable del sistema interno de información habrá de informar de inmediato al órgano de administración de la entidad, siendo éste el responsable de adoptar las decisiones pertinentes respecto de la denuncia, una vez haya recibido informe adecuado de su contenido.
En el caso de que se compruebe que una denuncia ha sido interpuesta de mala fe en base a datos falsos o tergiversados por un empleado, tal extremo se pondrá de manifiesto al Director o responsable de Recursos Humanos para que adopte, en su caso, las medidas disciplinarias que estime convenientes.

8.9 Comunicación de la resolución a los afectados
El responsable del sistema interno de información comunicará por escrito la finalización de la instrucción al informante y denunciado y su valoración, indicando si se ha producido o no un incumplimiento de la normativa aplicable a la Organización y, en especial, de su Código Ético.

8.10 Cierre del expediente y elaboración de libro-registro
En todo caso, de las comunicaciones recibidas, calificación y resolución se creará un libroregistro sin datos personales, para acometer los estudios e informes correspondientes, y promover la corrección de las situaciones en que proceda.

9. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

CRITERIOS DE PRIVACIDAD DEL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS

1. Objeto
El objetivo del presente apartado del procedimiento de Canal Ético o de denuncias es informar a los comunicantes del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias presentadas a través del mismo. A estos efectos, los criterios de privacidad del Canal Ético se encontrarán asimismo definidos en la página web corporativa.

Para la correcta configuración y diseño del Canal Ético, la Organización da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a su normativa de desarrollo.

Igualmente, el Canal Ético ha sido diseñado de conformidad con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.

2. Tratamiento de sus datos personales y legitimación
La finalidad del Canal Ético o de denuncias es gestionar las notificaciones recibidas sobre incumplimientos de la normativa aplicable a THUNDERBOLT 2014 SL, cometidos por Miembros de la Organización o Socios de Negocio, realizar la investigación de los hechos denunciados y adoptar las medidas correctivas pertinentes.

Se trata de un cauce de comunicación confidencial entre Miembros de la Organización, Socios de negocio y Terceros, vinculados a la Organización.

La información contenida en el Canal se eliminará a los tres meses desde la resolución del expediente y se cancelará una vez transcurridos los plazos legales durante los cueles pudieran derivarse procedimientos administrativos o judiciales para la persona jurídica y, en todo caso, no antes de 10 años si la denuncia tiene relación con el blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.

La legitimación viene dada por el consentimiento, el cual ha sido prestado y recabado a través del Canal Ético.

3. Destinatarios de los datos
Únicamente tendrá acceso a la información remitida por el interesado, el responsable del sistema interno de información de THUNDERBOLT 2014 SL, así como los colaboradores autorizados por éste (salvo cuando se solicite una gestión sobre operaciones comerciales en que hayan de intervenir los departamentos o áreas afectados).

No se cederán los datos a Terceros, salvo obligación legal, en cuyo caso la información estará a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades.

4. Ejercicio de derechos
En todo momento el interesado podrá ejercitar los derechos de acceso, oposición, rectificación y supresión de conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento en sus datos, en cuyo caso únicamente los conservará el Canal Ético para el ejercicio o defensa de las reclamaciones.

Cuando sea técnicamente posible, el interesado podrá solicitar la portabilidad de sus datos a otro responsable del tratamiento.

Para ejercitar estos derechos, de conformidad con la legislación vigente, los interesados pueden utilizar la cuenta de correo admin@dreamlifeproperty.com adjuntando copia de un documento acreditativo (DNI o Pasaporte) e indicando expresamente el derecho que solicita.

La persona interesada podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente cuando no esté satisfecha con el ejercicio de sus derechos, para más detalle consulte la web  https://www.aepd.es.

5. Principio de proporcionalidad y minimización de datos
● Los datos personales recabados en el marco del Canal Ético: Su uso se limitará a lo estricta y objetivamente necesario para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
● Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
● No se utilizarán para fines incompatibles;
● Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

6. Limitación al acceso de los datos
El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos que tienen encomendada la labor de desarrollar las funciones de cumplimiento, de auditoría interna de la entidad y, en su momento, de auditoría externa.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un Miembro de la Organización, se permitirá el tratamiento de los datos al personal con funciones de gestión y control de Recursos Humanos.

Asimismo, y según se ha indicado, la Organización podrá servirse del apoyo de terceros profesionales, ajenos a la misma, para la prestación de determinados servicios relativos a la gestión del Canal Ético.

7. Medidas de seguridad y confidencialidad
La Organización se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos registrados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, la Organización ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de toda la información y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del informante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las
acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

10. COMPROMISOS DE LA FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO

El responsable del sistema interno de información, así como, en su apoyo, las personas que hayan actuado por su designación, y cualquier persona que intervenga en las fases de gestión y tramitación del Canal Ético o en la tramitación de comunicaciones, deberán realizar el trabajo con la máxima diligencia y confidencialidad, absteniéndose de revelar informaciones, datos o antecedentes a los que tengan acceso en el ejercicio de su tarea,
así como de utilizarlos en beneficio propio o de un Tercero.

El responsable del sistema interno de información y toda persona que colabore en el procedimiento de gestión del Canal Ético habrán de abstenerse de actuar si, por las personas a que afecta la comunicación o de la materia que se trata, se deriva conflicto de interés, comunicándolo al órgano de administración de la entidad y asignándose la
tramitación a persona cualificada en que no concurra dicha situación.

11. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS VIGENTES

Este Canal Ético no debe interferir en el procedimiento de la Asesoría Confidencial encargada de la tramitación de supuestos de acoso y/o violencia sexual que continuará rigiéndose por su normativa específica.

12. DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Puesto que el cumplimiento de las normas y estándares éticos compromete a toda la Organización y constituye un objetivo estratégico para la misma, se espera que todo el personal conozca y respete el contenido de este Procedimiento.

THUNDERBOLT 2014 SL reaccionará de forma inmediata ante eventuales incumplimientos de lo establecido en este Procedimiento, conforme a lo previsto en su normativa interna y dentro de los parámetros establecidos en la legislación vigente.

13. APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y ACTUALIZACIÓN

El presente procedimiento de Canal Ético ha sido aprobado por el órgano de administración y dirección en su reunión de 24-11-2023.

A partir de ese momento se encuentra plenamente en vigor en todos sus términos. Este procedimiento de Canal Ético habrá de mantenerse actualizado en el tiempo. Para ello debe revisarse de forma ordinaria con periodicidad anual, y de forma extraordinaria, cada vez que se produzcan variaciones en los objetivos estratégicos o legislación
aplicable.

Corresponde al Responsable del Sistema Interno de Información valorar cualquier propuesta de modificación.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión 1.0 aprobada por el órgano de Administración

VersiónFecha ModificaciónObjeto de la ModificaciónApartados afectados
2.0   
3.0   
4.0   

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